商务接待
会议统筹流程
会议统筹工作流程包含物料的准备，人员的分工协调，整体的统筹等一系列工作。
今天我们就从会前准备、会中服务、会后收尾来详述整个会议统筹的流程。
会前准备
01了解会议基本情况
确认来访人员的姓名、职务、人数、来访时间和目的、交通方式：航班号/车次/自驾车辆及司机（提前确认是否需派车接送或获取来访人员车牌号）、是否住宿及其它要求。
02制定方案
会议方案包括会议名称、目的、时间、地点、参会人员、主要议程、会务工作任务及职责分工等内容。
03落实方案
1、起草会议通知。主要包括会议名称、主要内容、时间地点、议程。
2、下发会议通知。根据实际情况，可选择电话、短（微）信、书面、内网邮件、联络人员等多种方式。
3、落实参会人员。统计汇总会议请假人员名单，及时向参会领导或会议主持人报告。
4、协调出席领导，提醒领导出席会议，着重向领导提醒会议时间、地点、主要参加人员及议程等。
5、预定会议室。提前至少一个工作日确定会议地点、会议预定时间需比确定的开始时间提前至少1小时（方便会议室布置及设备测试等准备工作）。
04物料的准备
1、准备会议需用物品，留出用量的10%作为备量：
①准备饮用水，不同茶水、矿泉水、咖啡等。
②准备干湿纸巾、热/冷毛巾。
③准备一些生活用品备用。例如应急药品、充电宝/数据线、针线、雨伞、女性用品等。
④准备水果。会议时间短且中途不休息的，准备小颗粒水果，尽量不吐核不吐皮，切小块一口而下；会议时间长，可在会议室就近处准备茶歇。
⑤准备小点心。坚果苏打饼干小糕点等，时间长可准备三明治等充饥食物。
2、一般会议摆台有纸夹、公司宣传册、铅笔、矿泉水、茶杯、毛巾托、纸巾、烟灰缸、清口糖等（按实际需求准备）。
3、疫情当下，准备免洗洗手液消毒，一次性口罩等备用。
4、确保物品干净整洁，无破损且在保质期内。
05场地的布置
1、根据会议的类型、性质、人数，结合会议室的具体情况安排布局。
2、会议桌干净、整洁、无污渍；椅子前后左右距离合适，各成直线。
3、做好会议室内外的卫生。保证无异味，无异物。
4、调试音响、灯光、投影设备。安排适量话筒并在合适位置摆放，逐一提前试音，需要播放音视频提前试播、备份。有投影演示时要提前预演，并视需要及时调节灯光。
06会议摆台
摆台的三大要点：
其一是间距一致。桌椅及物品左右、上下间距一致，成一条直线。
其二是方向一致。笔、杯子、文件等朝向一致。
其三是物品一致。矿泉水、纸巾、笔记本等物品大小、品牌一致。
1、标准会议摆台
摆放专用会议室杯垫，会议摆放物品包括中式茶杯、矿泉水、铅笔、公司宣传资料、会议笔记本和笔、纸巾、果盘、烟灰缸等。所有物品摆放方向一致（中式茶杯杯柄朝右成45度角），间距相等，椅子及物品成一条直线。
2、使用矿泉水的会议摆台
会议皮夹处于椅子正前方，铅笔摆在信签纸右侧，笔尖朝上。矿泉水、水杯距皮夹两厘米，矿泉水距水杯两厘米，所有物品摆放成一条直线。
3、中式茶杯的会议摆台
摆台时信签纸必须处于椅子正前方，铅笔摆放在信签纸上成45度角，茶杯摆放在信签纸右上角，茶杯手柄成45度角，所有物品摆成一条直线。
4、使用水杯的会议摆台
水杯置于文件的右上方，与文件距离两厘米，水杯成一条直线。
07人员安排
1、提前告知门卫外宾车辆的车牌号，并空出停车位，确保外宾车辆畅通（可根据实际情况决定是否安排车辆接送，如外宾是飞机或高铁来的，可提前派司机接送）。
2、提前在大堂显示屏播放欢迎词。调节大堂的香氛、花束/植物的摆放；提前调节好会议室灯光和空调的温度。
3、提前留出客梯备用。
4、清扫墙壁，以防贵宾靠墙沾灰尘，地面抛光打蜡。
会中服务
01迎宾服务
1、安排专人在大堂、电梯间、会议室门口迎接客人。
2、礼仪人员在会前半小时站位迎宾，仪容仪表及站姿要规范。
3、客人抵达时做好引领工作。
02设施服务
1、会场投影仪、灯光、空调要在会议开始前半小时打开，话筒应在会议开始前5分钟打开。
2、空调室温设定在最佳温度：
夏季：22-24℃
冬季：24-26℃
03毛巾服务
客人落座后上毛巾（夏季上冰毛巾、冬季上热毛巾）。上毛巾应在客人左侧进行，必须使用干净的毛巾夹，毛巾篮，将毛巾放置毛巾托内。
04茶水服务
1、茶叶应在会议开始前10分钟泡好，会前5分钟上茶水（客人入座前）。
2、茶叶：
春夏：信阳毛尖、铁观音、龙井
秋冬：普洱、金骏眉、大红袍
会议进行中间视情况续水（例如15-20分钟续水一次）。
3、倒茶水时，应在宾客的右后方用右手进行，不能在宾客头上或背部上方倒水。
4、茶水以七分满为宜。
5、中式茶杯续水要领：
①拿--右手拿茶壶。
②站--右脚插入椅当，在两个椅脚的中间。
③取--左手无名指和小指夹住杯盖，其余三指握住杯柄。
④倒--茶壶口不要碰到茶杯口。
⑤服务动作要轻、稳，按上茶服务规范进行。
05会场休息服务
1、当主持人宣布休息时，将会场的门打开。
2、尽快整理补充和更换各种用品，保持台面整洁。
3、为客人指引洗手间和吸烟区的方向。
4、客人再次进入会场前及时更换热的茶水，客人入座后上第二次毛巾。
5、参会人员进场后将门关闭。
06茶歇服务
1、会议时间较长或中途安排休息应摆放茶歇，茶歇位置设在会议室就近处。
2、茶歇品类
季节
水果
干果
点心
饮料
春天
草莓、油桃、香蕉、桂圆、哈密瓜等
开心果、腰果、话梅、青豆、杏仁等（独立包装）
巧克派、慕斯、沙琪玛、小饼干、布丁、蛋挞等。如摆在会议桌上应选择独立包装的小点心
红茶、咖啡、果汁等
夏天
西瓜、樱桃、桃、荔枝、白兰瓜等
秋天
香蕉、葡萄、橙子、苹果、桂圆、提子等
冬天
苹果、香蕉、冰糖桔、冬枣、桂圆、金桔等
3、会议桌上摆放的水果拼盘，应不少于4种水果，颜色搭配要协调（红、黄、白、绿）、精美；带壳的不能与切好的水果拼在一块（例如桂圆不能和切好的水果拼在一块）
07会中服务细节
1、会议开始后，服务员站在会场的后面或侧面注意观察全场，并及时提供服务，会场外面安排一名服务人员随时为客人提供开关门服务，进入会议室服务时切勿敲门。
2、会议过程中，服务员注意观察每位客人喝水的多少，确保及时续水。保证会场安静，不要随意走动，注意工作中的“三轻”，注意室内温度，合理调节空调。
3、会议期间，若出现工程噪音或停电等突发事件，及时处理上报，保证会议正常进行。
会后收尾
1、及时掌握会议结束时间，提前安排车辆等候（送往机场/高铁站，或安排酒店入住）。
2、会议结束，迅速将门打开，宾客全部离场后，检查会场有无客人遗留物品。
3、礼貌送客，送别宾客时及时为宾客按电梯。
4、清洁卫生，回收可利用物品，桌椅归位。撤下会议所用设备设施用品，分类归位。
5、清洗会议用杯。
最后
关于会议座次的安排
签字仪式的座次安排
驾车的座次安排
以及合影的座次安排
可详见《商务接待
座次安排》
下期我们带上西餐用餐礼仪再见啦
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